Banyak Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang operasional hariannya terlihat lancar: order masuk, barang keluar, tagihan terkirim. Masalahnya baru kelihatan di dua momen, yaitu saat auditor BPOM datang dan saat ada recall produk.
Di dua momen itulah ketahuan bahwa saldo logbook tidak cocok dengan stok fisik, laporan bulan lalu belum terkirim, atau tidak ada yang tahu lot tertentu sudah terjual ke apotek mana saja.
Berikut tujuh masalah yang paling sering muncul di PBF, mulai dari skala kecil sampai yang sudah punya beberapa cabang, beserta cara mengatasinya.
1. Logbook Narkotika dan Psikotropika Selisih Saldo
Gejalanya: pencatatan pemasukan dan pengeluaran narkotika, psikotropika, dan prekursor masih di buku tulis atau Excel yang diisi terpisah dari transaksi penjualan. Ketika dicocokkan dengan stok fisik di akhir bulan, angkanya tidak sama, dan tidak ada yang ingat transaksi mana yang terlewat dicatat.
Risikonya: golongan obat ini paling ketat pengawasannya. Selisih saldo yang tidak bisa dijelaskan adalah temuan serius saat inspeksi.
Solusinya: logbook sebaiknya tidak diisi manual sebagai pekerjaan tambahan. Logbook harus terbentuk otomatis dari transaksi yang sama: setiap penerimaan barang dan setiap pengiriman langsung memperbarui saldo berjalan. Dengan begitu, logbook dan stok tidak mungkin berbeda, karena sumber datanya satu.
2. Laporan BPOM dan SIPNAP Dikerjakan Mepet Tenggat
Gejalanya: setiap akhir periode, satu atau dua staf menghabiskan beberapa hari untuk merekap data distribusi dan pelaporan narkotika-psikotropika (SIPNAP) dari berbagai file. Kalau staf tersebut cuti atau resign, laporan ikut tertunda.
Risikonya: telat lapor berarti risiko sanksi administratif, dan rekap manual membuka peluang salah ketik yang membuat laporan tidak sesuai dengan data sebenarnya.
Solusinya: karena semua data yang dibutuhkan sebenarnya sudah ada di transaksi, laporan seharusnya cukup ditarik, bukan disusun ulang. Pastikan sistem bisa mengekspor laporan dalam format yang diminta, sehingga staf hanya perlu memeriksa, bukan merekap.
3. Menjual ke Pelanggan yang Izinnya Sudah Habis
Gejalanya: data izin pelanggan seperti izin apotek, SIPA apoteker penanggung jawab, atau izin klinik dicatat sekali saat pendaftaran, lalu tidak pernah diperiksa lagi. Sales terus menerima order dari outlet yang izinnya ternyata sudah kedaluwarsa.
Risikonya: dalam prinsip Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB), PBF bertanggung jawab memastikan obat hanya disalurkan ke pihak yang berwenang. Menyalurkan ke fasilitas yang izinnya tidak berlaku adalah pelanggaran, apalagi untuk obat keras dan golongan terbatas yang memerlukan Surat Pesanan.
Solusinya: simpan masa berlaku izin di data pelanggan dan jadikan pengecekan otomatis saat membuat sales order. Order dari pelanggan dengan izin kedaluwarsa sebaiknya tertahan sampai dokumennya diperbarui.
4. Obat Kedaluwarsa Menumpuk di Gudang
Gejalanya: stok dicatat per produk, bukan per lot/batch. Petugas gudang mengambil barang yang paling mudah dijangkau, bukan yang tanggal kedaluwarsanya paling dekat. Beberapa bulan kemudian ditemukan tumpukan obat yang sudah lewat tanggal.
Risikonya: kerugian langsung dari barang yang harus dimusnahkan, ditambah biaya dan prosedur pemusnahan yang harus didokumentasikan dengan berita acara.
Solusinya: catat stok per lot lengkap dengan tanggal kedaluwarsanya, lalu terapkan prinsip FEFO (First Expired, First Out) saat picking. Tambahkan peringatan untuk lot yang mendekati kedaluwarsa, supaya masih sempat diretur ke principal atau diprioritaskan penjualannya.
5. Recall Produk Memakan Waktu Berhari-hari
Gejalanya: principal atau BPOM mengumumkan penarikan lot tertentu. Tim lalu harus membuka faktur satu per satu untuk mencari tahu lot itu dikirim ke pelanggan mana saja, berapa banyak, dan kapan.
Risikonya: recall adalah situasi di mana kecepatan menentukan. Setiap hari keterlambatan berarti obat bermasalah masih beredar dan bisa sampai ke pasien.
Solusinya: setiap transaksi keluar harus mencatat nomor lot. Dengan traceability per lot, daftar pelanggan yang terdampak bisa ditarik dalam hitungan menit, termasuk sisa stok di gudang yang perlu segera dikarantina.
6. Suhu Gudang Tidak Terdokumentasi dengan Baik
Gejalanya: produk rantai dingin seperti vaksin dan beberapa produk biologi disimpan di cold room atau chiller, tapi pencatatan suhu masih manual dan sering bolong, terutama di akhir pekan. Jadwal kalibrasi termometer dan data logger juga tidak terpantau.
Risikonya: tanpa catatan suhu yang lengkap, PBF tidak bisa membuktikan bahwa produk disimpan sesuai persyaratan. Kalau terjadi penyimpangan suhu, sulit menentukan lot mana yang terdampak.
Solusinya: rekam suhu dan kelembapan secara berkala, tetapkan batas atas dan bawah yang memicu peringatan, dan jadwalkan kalibrasi peralatan dengan pengingat otomatis.
7. Lapisan Baru: Status Sertifikasi Halal per Produk
Gejalanya: sejak 18 Oktober 2026, obat bahan alam, obat kuasi, dan suplemen kesehatan wajib bersertifikat halal, sementara obat bebas menyusul di 2029 dan obat keras di 2034. Banyak PBF belum punya data kategori regulasi di master produknya, sehingga tidak bisa menjawab SKU mana yang sudah wajib halal dan bagaimana statusnya.
Solusinya: tambahkan kategori regulasi dan status sertifikat halal (nomor sertifikat, LPH pemeriksa, masa berlaku) langsung di data produk. Pembahasan lengkapnya ada di tulisan sebelumnya: Wajib Halal Obat Mulai 18 Oktober 2026: Apa yang Harus Dilakukan PBF?
Akar Masalahnya Sama: Data yang Tercerai-berai
Kalau diperhatikan, ketujuh masalah di atas punya akar yang sama. Data penjualan ada di satu tempat, stok di tempat lain, logbook di buku, izin pelanggan di map, suhu di kertas yang ditempel di dinding gudang. Setiap kali audit, semua harus dikumpulkan dan dicocokkan ulang.
Regulasi juga sudah mengakomodasi pendekatan digital. Peraturan BPOM No. 20 Tahun 2025 tentang Standar CDOB, pengganti PerBPOM No. 9 Tahun 2019, secara eksplisit menyatakan dalam Pasal 4 bahwa PBF dan PBF Cabang dapat menggunakan sistem elektronik dalam menerapkan CDOB, baik dikelola sendiri maupun bekerja sama dengan penyelenggara sistem elektronik. Penyedia sistem tersebut juga wajib menerapkan standar CDOB.
Karena itu, banyak PBF mulai beralih ke ERP yang dirancang khusus untuk distribusi farmasi, sehingga logbook, laporan, traceability, dan kepatuhan terbentuk dari satu sumber data yang sama. Salah satunya adalah Reksa, software ERP PBF dari ICBDATA, yang menggabungkan penjualan, pengadaan, inventori lot/batch, logbook narkotika-psikotropika, pelaporan BPOM, CDOB, cold-chain, recall, hingga kepatuhan halal dalam satu platform.
Mulai dari Mana?
Tidak perlu membenahi semuanya sekaligus. Pilih satu masalah yang paling sering bikin pusing, biasanya logbook atau laporan, lalu ukur berapa jam kerja yang habis tiap bulan untuk mengurusnya. Angka itu biasanya cukup untuk menentukan apakah perbaikan proses manual masih memadai, atau sudah waktunya memakai sistem.
Penulis terlibat dalam pengembangan Reksa di ICBDATA.
No comments:
Post a Comment