
Memilih software untuk Pedagang Besar Farmasi (PBF) berbeda dengan memilih aplikasi akuntansi atau inventori biasa. Software umum bisa mencatat penjualan dan stok dengan baik, tapi PBF punya kewajiban yang tidak dimiliki distributor barang konsumsi: logbook narkotika dan psikotropika, Surat Pesanan, pelaporan ke BPOM, standar CDOB, traceability per lot, dan sekarang kepatuhan halal.
Salah pilih sistem berarti dua kemungkinan: tim tetap mengerjakan semua laporan regulasi secara manual di luar sistem, atau perusahaan harus membayar kustomisasi mahal yang tidak ada habisnya.
Berikut 12 pertanyaan yang sebaiknya diajukan ke setiap vendor, dan sebaiknya dijawab dengan demo langsung, bukan sekadar "bisa, Pak".
A. Kepatuhan Regulasi
1. Apakah logbook narkotika, psikotropika, dan prekursor terbentuk otomatis dari transaksi?
Jawaban yang dicari: ya, dengan saldo berjalan. Hati-hati dengan sistem yang menyediakan "menu logbook" tapi isinya tetap diinput manual. Itu hanya memindahkan buku tulis ke layar, dan risiko selisih saldonya tetap sama.
2. Bagaimana sistem menangani Surat Pesanan untuk obat golongan terbatas?
Minta vendor menunjukkan alurnya dari awal: Surat Pesanan dari pelanggan, validasi, sales order, pengiriman, sampai tercatat di logbook. Alur yang terputus di salah satu titik akan jadi pekerjaan manual baru.
3. Laporan BPOM dan SIPNAP apa saja yang bisa diekspor?
Tanyakan format ekspornya secara spesifik dan minta contoh hasilnya. Laporan yang "bisa dibuat" tapi masih perlu diolah ulang di Excel tidak banyak menghemat waktu.
4. Apakah ada modul CDOB tersendiri?
CDOB bukan hanya soal transaksi. Ada manajemen sertifikat dan lisensi beserta masa berlakunya, self-inspection, SOP, change control, pencatatan deviasi, dan kalibrasi peralatan. Tanyakan mana yang sudah tersedia di sistem, dan mana yang tetap harus dikelola di luar.
5. Bagaimana sistem melacak status sertifikasi halal?
Ini pertanyaan baru yang relevan sejak kewajiban halal tahap pertama berlaku 18 Oktober 2026. Karena tenggatnya berbeda per kategori obat (2026, 2029, 2034), sistem idealnya menyimpan kategori regulasi per produk dan menghitung tenggatnya otomatis, lengkap dengan nomor sertifikat, LPH pemeriksa, dan peringatan masa berlaku. Sistem yang hanya punya satu centang "halal/tidak" tidak akan cukup.
B. Gudang dan Traceability
6. Apakah stok dicatat per lot/batch dengan tanggal kedaluwarsa, dan apakah picking mengikuti FEFO?
Ini syarat mutlak. Tanpa pencatatan per lot, recall dan pengendalian kedaluwarsa tidak bisa dilakukan dengan benar.
7. Jika ada recall lot tertentu, berapa lama sistem bisa menampilkan daftar pelanggan yang menerimanya?
Minta vendor mempraktikkannya langsung saat demo. Jawaban yang baik dihitung dalam detik atau menit, termasuk sisa stok lot tersebut di setiap gudang.
8. Bagaimana pemantauan suhu untuk produk rantai dingin?
Tanyakan apakah suhu dan kelembapan bisa dicatat dan dipantau di sistem, apakah ada peringatan saat suhu di luar batas, dan apakah jadwal kalibrasi alat ikut terpantau.
C. Operasional dan Keuangan
9. Apakah sistem memeriksa masa berlaku izin pelanggan sebelum order diproses?
Menyalurkan obat ke fasilitas dengan izin kedaluwarsa adalah risiko kepatuhan yang sering luput. Sistem yang baik menahan order secara otomatis, bukan sekadar menyimpan scan dokumen izin.
10. Apakah modul keuangan dan perpajakan sudah terintegrasi?
Penjualan, piutang, e-Faktur, PPN, dan pelaporan pajak sebaiknya tersambung langsung dengan transaksi, bukan diekspor ke aplikasi lain. Tanyakan juga kesiapannya terhadap Coretax DJP.
D. Vendor dan Keamanan Data
11. Apakah vendor memahami kewajibannya sebagai penyedia sistem elektronik untuk distribusi obat?
Ini sering terlewat. Peraturan BPOM No. 20 Tahun 2025 tentang Standar CDOB, Pasal 4, mengatur bahwa PBF dapat menggunakan sistem elektronik untuk menerapkan CDOB, baik dikelola sendiri maupun bekerja sama dengan penyelenggara sistem elektronik (PSE/PPMSE). Penyelenggara tersebut wajib memenuhi perizinan berusaha dan wajib menerapkan standar CDOB. Artinya, vendor software bukan pihak yang netral secara regulasi. Tanyakan bagaimana mereka memenuhi ketentuan ini.
12. Siapa pemilik data, dan bagaimana jika kami ingin berhenti?
Pastikan ada audit trail untuk setiap perubahan data, pengaturan hak akses per peran, dan jaminan bahwa seluruh data bisa diekspor kapan saja jika perusahaan memutuskan pindah sistem.

Tips Saat Sesi Demo
- Bawa skenario Anda sendiri. Misalnya: "Kami menerima 100 box suplemen lot A, menjual 30 ke dua apotek, lalu principal mengumumkan recall lot A. Tunjukkan prosesnya."
- Libatkan apoteker penanggung jawab. Dialah yang paling tahu detail logbook, Surat Pesanan, dan audit CDOB.
- Tanyakan proses migrasi data. Data master produk, pelanggan, dan saldo stok awal per lot adalah pekerjaan terbesar saat implementasi.
- Tanyakan dukungan setelah go-live. Siapa yang dihubungi saat ada perubahan regulasi atau format laporan?
Penutup
Software PBF yang baik tidak diukur dari banyaknya menu, tapi dari seberapa banyak pekerjaan regulasi yang hilang dari daftar tugas tim karena sudah terbentuk otomatis dari transaksi sehari-hari. Masalah operasional yang biasanya mendorong PBF mencari sistem baru sudah dibahas di tulisan 7 Masalah Klasik Operasional PBF yang Baru Terasa Saat Audit BPOM.
Sebagai bahan perbandingan, Anda bisa melihat daftar modul software ERP PBF Reksa dan mencocokkannya dengan 12 pertanyaan di atas. Reksa dikembangkan oleh ICBDATA, software house asal Bandung. Gunakan checklist yang sama untuk vendor lain supaya perbandingannya adil.
Penulis terlibat dalam pengembangan Reksa di ICBDATA.












